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 "L'intégration du système de rationalisation des formulaires d'HP à nos nouveaux processus nous permet d'obtenir en bout de course une meilleure qualité, des coûts réduits et une plus grande efficacité", nous confie le Dr Antoine Geissbuhler, directeur du service d'informatique médicale aux Hôpitaux universitaires de Genève
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Cet établissement, qui est le plus grand groupe hospitalier de Suisse, compte parmi les plus importants d'Europe. Réparti sur cinq campus genevois, cet hôpital universitaire est le fleuron de l'enseignement médical helvétique. Riches de quelque 10 000 collaborateurs et offrant une capacité d'accueil de 2 000 lits, les Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) proposent un éventail complet de soins primaires et tertiaires à 40 000 patients internes et 400 000 externes par an, couvrant toutes les spécialités médicales. Ils centralisent, en outre, l'accès à une grande variété de soins communautaires.
Les HUG doivent, de même que tous les établissements hospitaliers, assurer la création et une gestion d'informations complètes de leurs patients. Ces opérations impliquent la saisie d'énormes quantités de données et, comme chacun a déjà pu l'expérimenter, le remplissage de formulaires. Pour un organisme de l'envergure des HUG, les formulaires remplis chaque année par les pharmaciens, le personnel hospitalier et les patients se comptent par centaines de milliers. Ce travail de longue haleine est souvent accompli dans des circonstances difficiles. HUG est ainsi devenu le terrain d'expérimentation idéal du système de rationalisation des formulaires (FAS) d'HP.
Une évolution inscrite dans la contintuité
Créant un lien entre l'univers numérique et les techniques traditionnelles utilisant un papier et un crayon, le système de rationalisation des formulaires est conçu pour accroître la productivité des organisations qui collectent des informations au moyen de formulaires. Ce système permet de continuer à utiliser les formulaires papier habituels, mais en ramenant le temps de traitement des données à quelques heures, au lieu de plusieurs semaines.
Le système de rationalisation des formulaires repose sur un processus simple en trois étapes. Tout d'abord, des formulaires pré-établis sont imprimés sur du papier standard via l'une des imprimantes HP LaserJet prises en charge par le système. Ces formulaires personnalisables sont estampillés au moyen d'une discrète matrice à points, destinée à identifier de façon unique chaque document et ses zones de contenu. Le stylo numérique HP Digital Pen 200 est ensuite utilisé pour compléter les formulaires, comme un stylo normal. Equipé d'un réservoir d'encre et d'une caméra miniature intégrée, ce stylo enregistre les mouvements de la pointe et les sauvegarde dans sa mémoire interne.
En dernier lieu, le stylo est placé sur un support de bureau de taille réduite, afin de transmettre par liaison USB ses données au PC hôte. Après envoi des informations à l'application réseau, le formulaire est recréé numériquement au format PDF, ce qui évite le recours à la numérisation via scanner. En outre, les données numériques sont exportables vers des applications de base de données d'entreprise.
Avantages potentiels pour le secteur des soins médicaux
Le domaine des soins médicaux, du fait de la prolifération des formulaires, est l'un des nombreux marchés verticaux pouvant bénéficier de ce système. Les HUG oeuvrent en étroite collaboration avec HP depuis le début des années 1980. La qualification de cet établissement en tant que site pilote a été reconnue très tôt par le Dr Christian Lovis, directeur adjoint des départements d'informatique médicale et des dossiers patient médicalisés (Computerised Patient Records) aux HUG.
"Lorsque j'ai découvert la technologie du stylo et du papier numériques, j'ai immédiatement pensé aux excellentes opportunités d'utiliser ce matériel à l'hôpital", déclare-t-il. "Nous avons procédé à deux essais. Le premier en salle d'urgences pendant une semaine, afin d'étudier la manière dont le système peut être intégré et accepté dans des conditions réelles et donc difficiles. Le second au service maternité, en vue d'évaluer à plus long terme la qualité des saisies de données".
Le premier essai a permis d'expérimenter des formulaires de triage comportant des indications initiales sur la gravité de cas admis au service des urgences, soit 150 à 200 patients quotidiens aux HUG. La saisie informatique de ces données est particulièrement difficile, car les équipes de triage surentraînées ne disposent pas du temps nécessaire dans un environnement aussi éprouvant. Il s'agissait donc d'un essai au plein sens du terme, puisqu'il était impossible de former entièrement une quarantaine de membres répartis en équipes alternées à l'usage du stylo numérique.
Des résultats excellents
"Nous avons tenté par tous les moyens d'augmenter les probabilités de défaillance du système, et il n'y a pas eu de défaillance", ajoute le Dr Lovis. "Nous avons mobilisé d'importantes ressources sur ce projet, comprenant une équipe de psychologues et de techniciens chargés d'évaluer le système en termes d'acceptation, d'utilisabilité et d'impact sur le travail. Le taux de capture de formulaires sur le système a atteint 85 %, ce qui est un résultat incroyable. Soumettre le système à une situation aussi difficile que les urgences, sans former le personnel ni l'obliger à utiliser ce matériel, et obtenir d'aussi bons résultats au bout d'une semaine, c'est inespéré".
Le second essai impliquait l'utilisation de formulaires destinés à évaluer la qualité des soins et la réduction des douleurs postnatales au service maternité. Ces formulaires ont été numérisés de façon classique, parallèlement au système HP FAS. Les données furent ensuite recueillies respectivement par deux personnes extérieures au service, offrant ainsi quatre sources contrôlées de comparaison. Une évaluation qualititative complète des données reste nécessaire, mais les essais ont déjà mis en valeur un taux d'acceptation élevé et sont porteurs d'espoirs considérables pour l'avenir.
Un avenir prometteur
"Le système HP FAS présente un intérêt énorme pour de nombreux services de soins", estime le Dr Lovis. "Les patients conservent souvent les formulaires originaux pour les faire numériser à l'hôpital. Ce procédé, qui n'est guère efficace, disparaîtra avec le nouveau système. L'hôpital compte également de nombreux lieux où la présence d'ordinateurs est gênante, comme en salle d'urgences ou au bloc opératoire ; le stylo numérique permet d'éviter ce problème. Non seulement il sera plus facile au personnel médical d'envoyer les données vitales au service de facturation, mais nous réaliserons des économies substantielles en évitant de fournir un ordinateur portable à chaque infirmière. Il nous suffira de leur donner des stylos et des formulaires numériques".
Le Dr Antoine Geissbuhler, directeur du service d'informatique médicale aux HUG, est tout aussi enthousiaste.
"Le système du stylo et du papier numériques d'HP contribue vraiment à une meilleure acceptation des processus informatisés au sein de notre hôpital", affirme-t-il. "Le fait que l'utilisation de cette "technologie naturelle" ne nécessite aucune formation poussée nous semble très prometteur. Si nous pouvons l'intégrer à nos outils existants, elle nous fournira une aide précieuse.
"L'un des principaux défis est de parvenir à s'adapter à des outils dont l'interface est parfois complexe, mais avec ce type de système, les procédures semblent aussi intuitives que naturelles. Leur acceptation par nos utilisateurs est donc d'autant plus facile. Le fait que ces systèmes rassurent le personnel soignant et permettent de recueillir des informations au chevet du patient supprimeront les obstacles que nous avons créés en intercalant un ordinateur entre le patient et le soignant. La qualité de l'interaction avec le patient n'en sera que meilleure.
"L'intégration du système de rationalisation des formulaires d'HP à nos nouveaux processus nous permettra d'obtenir en bout de course une meilleure qualité, des coûts réduits et une plus grande efficacité.
"Les résultats de ces tests sont un grand succès et procurent un bénéfice réciproque : HP apprend davantage au contact d'environnements réels comme le nôtre, tandis que nous étudions de notre côté de nouvelles manières de concevoir nos systèmes informatiques".
Défis- Comme tout établissement hospitalier, les HUG doivent recueillir d'énormes quantités de données administratives.
- A cet effet, les patients et le personnel hospitalier doivent remplir des milliers de formulaires, qui doivent ensuite être saisis.
- Ce processus exige une solution plus rapide, plus efficace et plus rentable, qui évite la présence de matériel informatique dans les zones sensibles de l'hôpital.
Solution- L'établissement s'est porté volontaire en tant que site pilote pour expérimenter le système de rationalisation des formulaires HP (FAS), qui comprend des stylos et formulaires numériques.
- Des formulaires pré-imprimés spéciaux sont remplis au moyen du stylo numérique HP Digital Pen.
- Les données ainsi recueillies sont ensuite reconstituées rapidement sous forme de fichier PDF.
Résultats- Les données sont traitées plus rapidement, avec une efficacité accrue et pour un coût réduit.
- Le personnel médical, tout comme les patients, s'adaptent rapidement à cette "technologie naturelle".
- Le personnel soignant peut ainsi consacrer davantage de temps aux patients.
Le client, en quelques mots
Branche : Soins médicaux
Nom : Hôpitaux universitaires de Genève
Siège : Genève (Suisse)
Fondé en : 1995
Tél. : +41 (0) 22 372 33 11
Effectif : 10 000 personnes 10,000
Adresse URL : www.hug-ge.ch
Pourquoi avoir choisi HP ?- Les Hôpitaux universitaires de Genève bénéficient de 20 années d'expérience en partenariat avec HP.
- Cet établissement tenait tout particulièrement à être associé aux tests du système de rationalisation des formulaires HP.
- Ce système lui permet d'entrevoir d'excellentes perspectives en termes de qualité des soins.
Spécifications techniques matérielles- Stylo numérique HP (200)
- Imprimante HP Color LaserJet 4600
Logiciels- Module de connexion au flux de travaux HP (200)
- Module de transaction HP (200)
Pour plus d'informations sur les avantages dont vous pouvez profiter en collaborant avec HP, veuillez contacter votre revendeur ou représentant HP local, ou bien consulter le site www.hp.com.
© 2003 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document sont sujettes à modification sans préavis. Les seules garanties relatives aux produits et services HP sont décrites dans les déclarations de garantie expresses accompagnant lesdits produits et services. En aucun cas, ce document ne peut être interprété comme une garantie supplémentaire. HP ne saurait être tenu pour responsable des erreurs techniques ou éditoriales ni des omissions que pourrait comporter le présent document.
Numéro de publication : 5982-2720
Date de rédaction : Novembre 2003
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