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Profil de l'entreprise
Allergan Inc., dont le siège social se trouve à Irvine, en Californie, est une société d'envergure internationale axée sur la technologie, spécialisée dans le domaine de la santé — plus particulièrement les produits pour les yeux et les produits pharmaceutiques de spécialité. Les produits créés et commercialisés par Allergan sont destinés aux industries des produits ophtalmologiques, dermatologiques, neuromodulateurs et autres produits de spécialité qui fournissent de la valeur ajoutée aux clients, répondent à des exigences médicales non satisfaites et améliorent la vie des patients.
Besoins commerciaux
À la recherche d'une solution complète de planification de ses ressources d'entreprise, Allergan a entrepris en 1996 le déploiement de l'aplication SAP R/3. L'entreprise utilisait son environnement de production SAP R/3 pour la transmission de ses travaux d'impression à plus de 300 imprimantes dans 46 établissements, partout dans le monde. Pendant les six mois qui ont suivi la mise en service de l'application, les spécialistes des TI se sont aperçus qu'il était nécessaire de mettre en œuvre une solution de gestion des imprimés générés par R/3 pour la supervision de l'impression des documents essentiels aux affaires.
Les employés ont remarqué qu'en raison des problèmes récurrents liés au programme d'impression désynchronisée, des documents de gestion, des rapports comptables, des manifestes de livraison et des factures étaient parfois éliminés pendant qu'ils étaient encore en attente d'impression. Lorsque le programme était interrompu, le logiciel utilisé devait être redémarré, ce qui entraînait l'annulation de la file d'attente de sortie. Pire encore, il n'était pas possible de remonter jusqu'aux utilisateurs R/3 qui avaient lancé l'impression de ces documents importants pour leur demander de relancer la tâche.
« Les employés avaient du mal à gérer les impressions générées par R/3, a indiqué Susan Ondrovic, directrice des systèmes d'entreprise chez Allergan, surtout les milliers de factures imprimées chaque semaine. ».
Allergan devait régler rapidement ses problèmes d'impression, avant que d'importantes fonctions de gestion ne soient paralysées et que les employés perdent confiance dans le nouveau système de planification des ressources d'entreprise. Madame Ondrovic avait remarqué que les employés, comme ils doutaient de la fiabilité du système et qu'un très grand nombre de factures devaient être imprimées, passaient en revue manuellement tous les documents générés par R/3 pour s'assurer que rien ne manquait.
En raison des nombreux problèmes d'impression, les employés ne savaient plus quels produits préparer et où les envoyer, et le clients ne recevaient pas leurs commandes, donc ne payaient pas. Les difficultés du système d'impression représentaient une perte de temps pour les employés, une source d'insatisfaction pour les clients et un frein au rendement d'Allergen.
Solution
Selon Jeff Winston, vice-président de la technologie et de l'ingénierie des SI, au-delà des préoccupations commerciales, certains problèmes de fiabilité et de contrôle d'impression ne pouvaient pas être réglés dans l'environnement UNIX natif. Il s'est donc lancé à la recherche d'une solution qui répondrait aux trois principaux défis de gestion de l'impression : contrôle, surveillance et fiabilité. Il avait la conviction que si on trouvait une solution tenant compte de ces trois aspects, on préserverait les objectifs commericaux d'Allergan.
« Si on ne peut pas imprimer, on ne peut pas faire des affaires, dit-il. C'est à ce moment précis que les solutions de gestion HP Output sont devenues pour nous une priorité. » M. Winston avait besoin d'une solution tierce qui s'intégrerait bien à l'infrastructure R/3 existante et qui faciliterait la gestion et le contrôle de grands volumes d'impression.
Les solutions de gestion HP Output sont un ensemble de produits et services d'infrastructure innovateurs utilisés pour l'élaboration de nouvelles méthodes de gestion, de distribution et de partage d'information, et qui assurent en outre la fiabilité et la rentabilité de l'impression — partout et en tout temps. Ces solutions fournissent des fonctions simples qui facilitent l'impression en réseau et permettent l'automatisation de fonctions qui assurent la distribution fiable des documents — que ceux-ci soient acheminé à une imprimante, par télécopieur, sur le Web ou par courriel. Bénéficiant d'options d'approvisionnement conviviales, les clients peuvent choisir d'utiliser les solutions HP, moyennant des frais mensuels fixes, ou les services gérés souples, ce qui revient à laisser HP gérer de façon économique leur environnement d'impression et d'imagerie. Autrement dit, les entreprises peuvent simplifer leur environnement d'impression, rationaliser les flux de travaux, accélérer leurs processus d'affaires et alléger leurs ressources TI — humaines et financières.
« Nous avons choisi d'utiliser le serveur et le gestionnaire HP Output pour notre infrsatructure R/3, déclare M. Winston, et ainsi satisfaire aux exigences du marché. »
Défi
- Assurer l'impression de documents générés par SAP R/3.
- Augmenter le niveau de confiance des employés envers la fiabilité de l'impression.
- Réduire l'impact négatif des ratées du système d'impression sur les affaires.
Éléments de la solution
- Mise en œuvre du serveur et du gestionnaire HP Output pour SAP R/3.
Résultats et avantages
- Contrôle et surveillance du processus de gestion des impressions.
- Automatisation du circuit de l'information.
- Élimination des problèmes d'impression.
La stratégie de mise en œuvre d'Allergan
Allergan exigeait un système centralisé qui lui permettrait d'effectuer un contrôle de bout en bout et d'assurer la fiabilité de l'impression depuis le système de planification des ressources d'entreprise. Pour ce faire, la stratégie d'Allergan consistait à créer à son siège social d'Irvine, en Californie, un référentiel d'entreprise pour les renseignements sur les transactions sur une instance SAP R/3 unique.
« Cette approche nous a permis de surveiller efficacement tous les aspects de nos opérations, croit M. Winston, indépendamment d'où dans le monde celles-ci sont effectuées. Chez Allergan, le serveur HP Output, combiné à notre infrastructure SAP R/3 et à notre réseau global, représente la pierre angulaire de l'architecture de planification de nos ressources. »
Confiance rétablie dans le système de planification des ressources d'entreprise
« Le serveur HP Output s'est parfaitement intégré à notre infrastructure SAP R/3, poursuit M. Winston, et il nous a redonné confiance envers les fonctions d'impression de notre système de planification des ressources d'entreprise. »
Après la mise en œuvre, Madame Ondrovic et Monsieur Winston ont constaté une diminution importante du nombre de problèmes d'impression . « Les problèmes d'impression, qui étaient notre lot quotidien, indique M. Winston, ne surviennent plus qu'occasionnellement. »
Cinq ans se sont écoulés depuis l'installation initiale du serveur HP Output. Allergan utilise aujourd'hui la version 4.7 de SAP R/3 et partout dans l'entreprise on se sert du serveur et du gestionnaire HP Output pour R/3, ce qui représente un parc de 500 imprimantes, réparties dans 30 établissements.
« Le serveur HP Output permet à nos administrateurs TI de contrôler et de surveiller l'ensemble du processus de gestion des impressions, conclut M. Winston, ce qui a contribué à éliminer la confusion dans les entrepôts, les commandes perdues et les livraisons manquées. Les commentaires des utilisateurs finaux indiquent clairement que les problèmes d’impression sont chose du passé. Grâce à HP Output, notre sous-système d’impression SAP R/3 est fiable, rapide et efficace. »
Pour de plus amples renseignements, visitez notre site Web à l'adressehttp://www.hp.com/go/outputmanagement
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