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Le BHCS peut effectuer plus efficacement la gestion des contrats et de la conformité, en plus de continuer de se consacrer à ses patients.
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 Dans l'optique de fournir à ses patients des soins de qualité supérieure, le BHCS souhaitait assurer une meilleure gestion de ses relations avec ses médecins employés et contractuels, tout en effectuant le suivi de milliers de dossiers : contrats avec les fournisseurs, documents relatifs aux biens immobiliers et aux normes de conformité, etc. Établi à Dallas, le BHCS est un système de soins de santé sans but lucratif à caractère confessionnel, reconnu à l'échelle locale et nationale pour la qualité de ses services à la population du nord du Texas. |
Gérer les contrats avec soin
Le BHCS est un vaste réseau constitué de douze établissements : hôpitaux, centres et cliniques de soins primaires, cliniques de réadaptation, centres de santé pour personnes âgées et institut de recherche. Comme chaque établissement traite des contrats différents, la gestion des documents papier donnait lieu à plusieurs problèmes. « Les employés devaient attendre de recevoir par courrier interne les copies des dossiers pertinents avant de prendre des décisions, explique John T. Thomas, chef du contentieux du BHCS. Plusieurs tâches devaient être effectuées en double en raison du manque d'information centralisée et on perdait beaucoup de temps à localiser, à copier et à transmettre les renseignements. »
Le service de gestion du matériel souhaitait exercer un meilleur contrôle des relations avec les fournisseurs et mieux transmettre l'information les concernant dans toute l'organisation afin d'éviter que des tâches et des contrats soient effectués en double. Sans compter que le BHCS est tenu de garder à jour son dossier de conformité à certaines normes gouvernementales, notamment à la HIPAA, à Stark et au code des taxes intérieures — ce qui équivaut à renouveler constamment une multitude de contrats et de permis. Dans le secteur des soins de santé, les amendes à payer en cas de non-conformité sont élevées et elle sont imposées systématiquement si la documentation requise n'est pas fournie à temps.
Compte tenu de ces enjeux, M. Thomas a entrepris de mettre en œuvre un système de gestion des contrats centralisé sur Internet afin d'améliorer l'efficacité de l'organisme et d'optimiser les soins aux patients.
Un nouveau paradigme pour une solution santé
« Nous savions que l'association des hôpitaux du Texas avait adopté la solution TractManager® de MediTract, explique M. Thomas, pour effectuer une gestion centralisée efficace des contrats relatifs aux soins de santé. Après l'avoir examinée en profondeur, nous avons décidé nous aussi d'opter pour TractManager, principalement en raison du modèle "fournisseur de services d'application" clé en main de MediTract et de la capacité de la solution d'effectuer la conversion de documents papier en fichiers numériques
Le BHCS a conclu une entente avec MediTract pour la conversion et le téléchargement des contrats dans TractManager. La solution de MediTract incluait ?l'émetteur numérique HP 9100Cs, qui permet la numérisation et le chargement des contrats. Une fois le chargement initial effectué, le service juridique, le service de conformité fiscale, l'institut de recherche, le service médical et le service de gestion du matériel ont conservé chacun un émetteur numérique HP — cinq au total à l'échelle du BHCS — pour le traitement continu des nouveaux contrats et documents nécessitant un chargement quotidien.
« Pendant le chargement initial, des milliers de pages de contrats ont été numérisées et traitées en très peu de temps, indique M. Thomas. Le personnel de MediTract, à l'aide de l'émetteur numérique HP 9100C, a produit des fichiers pdf de haute qualité, pouvant être consultés par tous les employés du BHCS dans une base de données protégée par mot de passe. Dans le contexte actuel, les utilisateurs doivent avoir accès rapidement à une base de données sur les contrats exhaustive, et disposer des capacités nécessaires pour mettre à jour et passer en revue l'information de manière instantanée. MediTract et HP nous ont fourni l'infrastructure nécessaire. »
Les employés du BHCS utilisent les émetteurs numériques HP situés dans les principaux secteurs de travail pour la numérisation des nouveaux contrats et les ajouts aux contrats existants ainsi que pour la transmission par courriel des fichiers numériques ainsi obtenus. Lorsqu'elle reçoit les courriels avec les fichiers joints, MediTract lance un sous-programme qui effectue le traitement des documents numérisés, extrait les éléments de données clés et les charge là où il faut dans la base de données TractManager. Le logiciel effectue le suivi des éléments de données clés et transmet un courriel aux responsables du contrat — lorsque les contrats sont sur le point de venir à terme, par exemple. Avec ses différents écrans et ses multiples fonctions, la base de données s'adapte aux exigences de chaque service.
Maintenir la forme
« Nous avons constaté une amélioration marquée de la situation à la suite de la mise en œuvre de la solution TractManager de MediTract, déclare M. Thomas. Le plus important est l'accès à l'information en temps réel, depuis n'importe quel poste Internet : cela nous permet de prendre des décisions éclairées et de mieux évaluer la conformité des contrats. J'aurais eu besoin de plus en plus d'employés pour gérer les contrats au fur et à mesure de la croissance du BHCS, au lieu de quoi TractManager s'en charge de manière plus économique et plus efficace.
De plus en plus utilisé à l'échelle du BHCS, TractManager fournit au groupe de gestion du matériel tous les avantages d'avoir une vision exhaustive des relations avec les fournisseurs, ce qui a notamment permis l'élimination du travail en double et le regroupement du pouvoir d'achat. Afin de s'assurer qu'il obtient les meilleurs prix possible, le groupe utilise le système comme outil de suivi des dates des rabais et comme aide-mémoire pour les dates d'expiration. L'introduction d'une clause de renouvellement automatique aux contrats permet au personnel d'obtenir les meilleures ententes qui soient. L'utilisation des émetteurs numériques HP assure aussi au BHCS de réaliser d'énormes économies de temps : plus besoin de copier les documents et de les envoyer ensuite par courrier interne entre les établissements.
« Avec le temps, conclut M. Thomas, l'utilisation de TractManager pourrait représenter des économies importantes pour nous en frais administratifs et en efforts de conformité, et nous permettre de maintenir notre excellente réputation. L'assurance de fonctionner conformément aux normes établies n'a pas de prix. TractManager nous assure la tenue à jour des contrats et les gains d'efficacité qu'il nous permet de réaliser sont incroyables. »
Pour de plus amples renseignements sur les émetteurs numériques HP, visitez l'adresse : www.hp.com/go/printingandimaging
Industrie : Système de soins de santé sans but lucratif
Défi
- Facilitation de la transmission de dossiers papier d'un établissement à un autre
- Gestion plus efficace des relations contractuelles avec les médecins et les fournisseurs
- Amélioration de la précision et de la vitesse du traitement des demandes d'information de soins gérés
- Efficacité accrue du maintain de la conformité aux règlements gouvernementaux
Solution
- TractManager®, la solution clé en main de MediTract pour une gestion centralisée efficace des contrats
- Les émetteurs numériques HP 9100C pour la conversion précise des données papier en fichiers électroniques
Résultats
- Assurance de fonctionner conformément aux normes et d'éviter les amendes
- Accès en temps réel à l'information depuis n'importe quel poste Internet, permettant un processus de prise de décision plus efficace
- Économies de coûts découlant de la possibilité pour le personnel de traiter un plus grand nombre de contrats
En un coup d'œil
Société : Baylor Health Care System
Siège social : Dallas, Texas
Fondation : 1903
Employés : 15 000 employés
Téléphone : 800-422-9567
Site Web : www.baylorhealth.com
Activités principales : système de santé sans but lucratif à caractère confessionnel qui fournit des soins médicaux de qualité à la population du nord du Texas
Partnenaire en un coup d'œil
Fournisseur de solution : MediTract, LLC
Siège social : Chattanooga, Tennessee
Téléphone : 877-492-8490
Site Web : www.meditract.com
Activités principales : MediTract, LLC se spécialise dans les solutions de gestion de contrats axées sur la technologie. TractManager® est une solution technologique de gestion de contrat destinée à tous les secteurs de l'industrie de la santé; elle fournit un accès en ligne en temps réel à une base de données sur les contrats personnalisée.
©Copyright Hewlett-Packard Company, 2002.
Tous droits réservés. HP et le logo HP sont des marques de commerce de Hewlett-Packard. Tous les autres noms de produits mentionnés ci-dessus peuvent être des marques de commerce et(ou) des marques déposées de leurs sociétés respectives. Les renseignements techniques contenus dans ce document peuvent être modifiés sans préavis. Tous droits réservés. Reproduction, adaptation ou traduction interdites sans permission écrite préalable, sous réserve des lois sur les droits d'auteur.
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