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拜勒醫療體系可以更有效地管理契約和法令遵循事務，將更多精力投注於病人照護
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 拜勒醫療體系（Baylor Health Care System, BHCS）致力為病患提供一流的照護服務，也十分關心如何能更有效管理與專職及約聘醫師間的契約關係，並掌握數千份供應商契約、房地產文件以及法令遵循資料。 BHCS 位於達拉斯，是非營利性質的宗教醫療機構，不論在國內或當地，都公認為北德州的頂尖醫療中心。 |
契約管理需求日益增加
BHCS 為綜合性的醫療網絡，包括 12 家醫院、基層醫療中心與診所、復健診所、老人保健中心以及 1 家研究機構。 由於各單位簽訂的合約類型不同，因此紙本契約的管理就顯得非常沒有效率。 BHCS 總顧問 John T. Thomas 表示：「員工決策時，必須等待內部郵件寄來相關檔案的副本，因而耽誤了時機；此外因為缺乏集中化資訊，經常得重覆作工，時間都浪費在尋找、拷貝與傳送書面資料上。」
資料管理部門希望更妥善控制與供應商的關係，並將供應商資訊發佈至整個組織，以避免重覆作工與契約重覆簽訂。 此外，BHCS 還必須維護遵循政府法規的證明文件，例如 HIPAA、Stark 法案和美國國稅法，也就是必須讓無數的契約與執照保持有效。 在醫療領域中，違反法令的處罰相當重，只要提不出合宜的證明文件，就很可能會遭到處罰。
Thomas 對這些問題了然於心，於是領導 BHCS 管理階層部署網路式的契約集中管理系統，以改善作業效率，並使病患照顧服務更臻完善。
醫療解決方案新典範
「我們知道德州醫院協會曾為 MediTract 的 TractManager® 解決方案背書，保證它能有效集中管理醫療契約。 在經過廣泛比較後，我們發現 MediTract 的統包式應用服務供應商（ASP）模式的效能卓著，紙本轉數位檔案的處理能力優異，所以最後選用 TractManager，」Thomas 表示。
BHCS 與 MediTract 簽約進行契約的轉換與載入 TractManager。 在 MediTract 的整體解決方案中，還包括提供多台 HP Digital Sender 9100C 以及派遣多名員工完成所有契約的掃描與上載。 在初步的載入作業完成後，MediTract 留下 5 台 HP Digital Sender，供 BHCS 的企業法律部、稅務暨法令遵循部、研究機構、醫師服務暨資料管理部使用，以便繼續處理需每日上載的新契約與文件。
「在初步的契約載入過程中，必須掃瞄數千頁的契約，並在極短的時間內處理完畢。 MediTract 人員使用 HP Digital Sender 9100C 製作高品質的 Adobe Acrobat「pdf」數位電子檔，並存入加設密碼保護的資料庫，只有組織內部人士才能使用。 在現今的醫療環境中，供應商必須擁有完整且隨時可供存取的契約資訊資料庫，而且也必須能夠立即更新與檢視資料庫。 MediTract 與 HP 提供基礎架構，協助我們完成這項工作，」Thomas 回想說。
BHCS 員工利用放置在中央工作區域的 HP Digital Sender 掃描新契約或追加契約，然後自動以電子郵件傳送掃描後的電子檔。 收到附加檔案的電子郵件訊息後，MediTract 便立即展開例行工作流程，包括處理掃描文件、擷取關鍵資料元素並載入 TractManager 資料庫的適當位置。 軟體會監測關鍵資料元素，並適時傳送電子郵件警告通知契約所有人，例如在契約即將到期時。 此解決方案提供一系列的資料庫檢視畫面與執行功能，可符合各部門不同的需求。
成本瘦身 機能健全
「我們已經看到 MediTract TractManager 解決方案所帶來的巨大效益， 其中最顯而易見的是透過網路連線取得即時資料，使決策時機的掌握與契約條文的審視都更有效率，」Thomas 表示。 「從法律觀點來看，如果 BHCS 持續成長，過去我一定會需要增添人手管理契約，但現在採用 TractManager 才是更符合經濟效益和效率的解決方案。」
等到 BHCS 的內部部門普遍使用 TractManager 後，資料管理部門便可清楚檢視完整的供應商關係，從而避免重覆作工，累積採購實力。 該部門使用 TractManager 監測折扣日期，提醒負責人員在到期日之前回應，以取得最低採購價格。 契約制定自動展期條款，讓負責人員能重新協商，取得最有利的交易條件。 此外，因為 BHCS 使用了 HP Digital Sender，所以再也不必因為拷貝文件與在各單位間往來傳送公文，而浪費大量時間。
「長遠下來，使用 TractManager 可以為 BHC 節省大筆行政管理與契約遵循的費用，協助 BHCS 維護卓越聲譽。 掌握契約內容，自信行事，這種優勢是無法以金錢衡量的。 TractManager 讓我們在契約維護和效率爭取上有卓越的績效，貢獻實在難以計數。」Thomas 表示。
如需關於 HP Digital Sender 的詳細資訊，請上網至： www.hp.com/go/printingandimaging
行業： 非營利醫療組織
挑戰
- 簡化各單位共用實體契約的方式
- 更有效管理與醫師和供應商之間的契約關係
- 提升處理醫療管理資訊要求的準確性與速率
- 更有效遵循政府法規
解決方案
- 採用 MediTract 的統包契約解決方案 TractManager®，有效集中管理契約
- 利用 HP Digital Sender 準確地將資料從書面文件擷取至數位檔案
結果
- BHCS 掌握契約遵循狀況，自信行事，免遭巨額罰款
- 從網路連線即時存取資訊，有效掌握最佳決策時機
- 節省人事成本，利用現有人力處理更多契約載入工作
先睹為快
公司名稱： 拜勒醫療體系
總公司： 德州達拉斯
成立日期： 1903
員工數量： 15,000 名
電話： 800-422-9567
URL: www.baylorhealth.com
主要業務： 提供北德州居民優質的醫療照顧服務，是一個非營利宗教醫療體系。
合作夥伴概觀
解決方案供應商： MediTract, LLC
總公司： 田納西州查特怒加市
電話： 877-492-8490
URL: www.meditract.com
主要業務： MediTract, LLC 是一個提供契約管理服務的科技公司。 TractManager® 為以科技為基礎的契約管理解決方案，服務對象包括醫療行業中的所有部門，提供線上即時存取客製化契約資訊資料庫的服務。
© 版權 Hewlett-Packard Company, 2002
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