 「最近分析營運成本時，我們發現每個月不但節省了 600 至 700 美元，而且還順利擴充了硬體，例如在洛杉磯大都會醫學中心我們以前有 6 台基本型影印機，但現在卻部署了 9 台多功能事務機！而且完全無須為了換機而浪費時間空等。」
－洛杉磯大都會醫學中心財務長
Michael Grubb |
挑戰
1996 年，洛杉磯大都會醫學中心展開服務最佳化計畫，希望能轉虧為盈。 在檢視支援服務的基礎架構時，財務長 Michael Grubb 注意到影印機數量很少，可是卻要應付許多不同流程的影印需求，造成裝置時常故障，延誤進度。 例如，入院部門必須為初次看診的病患製作 15 份病歷表，對影印機是相當沉重的負擔。 很明顯地，洛杉磯大都會醫學中心迫切需要新的影印機。 Grubb 立刻請 Pitney Bowe 公司提供數台基本型影印機供醫院使用。 然而，隨著醫院不斷成長擴張，就連這些影印機也沒辦法負荷龐大的使用量，狀況非常不穩定。
解決方法
Grubb 解釋說：「我和 Print, Inc. 的代表開會，談論我們的列印需求。 討論過程中，對方建議我們整合醫院各處的印表機，並將原有 15 種機型減為 5 種新機型，以簡化支援工作。 因為不必買太多不同廠牌的墨水和碳粉夾，所以可以大幅節省成本。在同一場會議中，Print, Inc. 提及 HP LaserJet 8150mfp 的多功能效能；這些機器不像一般影印機有很多活動零件，所以機械故障的機率比較低，這個特色非常合我們的心意。」
與 Print, Inc. 會談的時間實在很恰巧，因為洛杉磯大都會醫學中心和 Pitney Bowes 的服務合約剛好快要到期。 「我們與 Print Inc. 簽訂合約，在洛杉磯大都會醫學中心以及霍桑醫學院安裝 12 台 HP LaserJet 8150mfps，」Grubb 指出。 「我們的霍桑院區也有好幾台不同廠牌的租用影印機，一樣時常故障。」
結果
現在，洛杉磯大都會醫學中心和霍桑醫院的多功能事務機加入生產行列已經超過 9 個月。 洛杉磯大都會醫學中心計畫將多功能事務機主要作為影印機，而員工在需要時也可以使用其他諸多附加功能，例如列印、掃描、數位掃描以及傳真。
Grubb 表示：「最近分析營運成本時，我們發現每個月不但節省了 600 至 700 美元，而且還順利擴充了硬體，例如在洛杉磯大都會醫學中心我們以前有 6 台基本型影印機，而現在卻部署了 9 台多功能事務機！ 成本下降主要原因是多功能事務機具備雙頭掃描功能，可以同時影印雙面文件的正反頁面，輸出雙面影本。 操作者不需要重複送紙，操作非常簡單有效率。 使用者知道利用 LaserJet 8150mfp 複製文件這麼容易，所以現在都願意製作雙面的原始文件， 這讓我們省下數量驚人的紙材。」
成本下降的另一個關鍵是碳粉。 「我們的列印∕影印作業現在只需要一種碳粉，Print, Inc. 會隨時供應耗材並注意我們的事務機是否需要備料，」Grubb 解釋。 「還有，裝碳粉再也不會弄得一團糟了。 使用這些多功能事務機，讓我們的整體作業效率提升非常多。」 最讓 Grubb 高興的是 HP LaserJet 8150mfps 從來沒有故障過。 他指出：「我們基本上不把它們當成印表機，而是當作影印機不斷用不斷操，它們表現得無懈可擊。 我真是太滿意了，這些機器可以一直印個不停！ 隨著裝置數量增加以及依據我們和 Print, Inc. 訂的合約，每台機器的印量統計都須檢視，而且也要輪換以防耗損。」
與 Print, Inc. 簽訂的契約履行狀況非常好。 Grubb 說：「過去我曾經和許多服務公司合作，他們都承諾主動支援，但是真正做到的只有 Print, Inc.。支援工程師定期來這裡探訪，並對事務機位置之類的事提出建議。如果碳粉快用完了，Print, Inc. 會馬上來填滿，我們沒有遇過真的停機或工作受到影響。 另外，Print, Inc. 也為我們提供一份非常有彈性的合約。 如果我們發現列印∕影印量增加，可以再花錢添置更多機器，而不必重新協商契約。」
Grubb 在前兩個月購買了一台新的工作群組伺服器，慢慢地員工就可以存取醫院網路了。 Grubb 也計畫讓多功能事務機連上網路，這會提高員工作業效率，而且也能保障機密文件的安全，他表示：「能在辦公桌傳送原本需要列印的文件實在太棒了。 我經常需要影印好幾份的財務報表和各式報告，這浪費我不少時間，因為我必須從電腦送印，然後再走到影印機旁，站在那裡等文件印完。 我想 HP LaserJet 8150mfps 的多功能會讓使用者讚嘆不已。一旦可以用數位方式傳輸檔案，我預測列印輸出量就會大量減少，成本也會隨之降低。」
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先睹為快：
公司名稱： 洛杉磯大都會醫學中心與霍桑醫院
總部：加州洛杉磯
電話： (323)766-2900
合作夥伴：Print, Inc.
總部：華盛頓州柯克蘭（Kirkland）
成立日期：1999 年
電話：1-877-83-PRINT
Print Inc 網站
主要服務項目：Print, Inc. 提供以每頁成本計費的列印、影印與影像解決方案，協助企業評估、了解、最佳化並管理列印及影像環境。
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