 | 
Aalborg Kommune har som landets første kommune investeret i en samlet arkiveringsløsning, der kan lagre og systematisere uendelige mængder af mails og andre elektroniske filer fra kommunens 11.000 brugere. Det frigør en masse plads på de primære systemer og forhøjer dermed oppetiden. Og så er kommunen rustet til at håndtere den voksende datamængde og samtidig leve op til nye lovkrav fra staten om arkivering.
”Forestil dig, at vejrudsigten melder om et kraftigt regnvejr, som vil oversvømme din kælder. Hvis ikke du gør noget, bliver oprydningsarbejdet uoverskueligt. Men hvis du forbereder dig på vandmasserne, kan du forhindre en katastrofe og sikre din bygnings og dit indbos fremtid. Det er knap så dramatisk, men det samme gør sig gældende med den voksende mængde af elektronisk data – vi ved, den vil blive fordoblet bare inden for de næste par år. Derfor har vi valgt at handle proaktivt og få et arkiveringssystem, der på en intelligent og sikker måde kan lagre og systematisere alt fra mails til billedfiler,” siger Torben B. Larsson, der er kontorchef i Aalborg Kommunes IT-Center, om valget af RISS-arkiveringssystemet fra HP.
|
|
|
|
|
Kommunen har igangsat investeringerne i og arbejdet med to spejlede datacentre på hver side af fjorden. Det betyder, at itsystemerne, som anvender de spejlede løsninger, er sikret en konstant oppetid. Hvis uheldet er ude, og det ene system sætter ud, tager det andet over. Kommunen har også to dublerede RISS-servere, så alle data altid er tilgængelige. De to 800 kg tunge serveres vigtigste opgave er at modtage data fra kommunens 11.000 brugere og deres i alt 6.300 pc’er. Den enkelte medarbejder skal ikke bruge tid på at slette og rydde op i mails og andre filer for at frigøre diskplads. Det sker fra centralt hold.
Aalborg har i forbindelse med gennemførelsen af kommunalreformen også omtænkt dele af it-infrastrukturen og i særdeleshed arkiveringsprocesserne. ”Det første, vi skal i gang med, er at definere regler for, hvordan vi skal arkivere vores data. Hvornår skal f.eks. mails flyttes fra de primære servere over på RISS-serveren, og hvornår kan de slettes? Det er et komplekst projekt at få op at stå, og derfor er det vigtigt, at it-ledelsen fra starten får udarbejdet politikker, så vi ikke skal opfinde noget nyt hver gang,” fortæller Torben B. Larsson. |
|
|
|
|
|
|
”Succesraten er, at systemet er usynligt for brugerne, men at det på sigt letter driften af it-infrastrukturen. Mange af de administrative medarbejdere får dagligt mange mails fra kollegaer, samarbejdspartnere og borgere, og det er vigtigt, at disse mails når frem og bliver besvaret, behandlet og til sidst arkiveret korrekt,” fortæller Torben B. Larsson.
”Aalborg er den første kommune, der har fået denne løsning, og vi mener kommunen kan høste store fordele ved denne måde at arkivere på,” siger Torben B. Larsson og fortsætter: ”Mange andre af de nye kommuner kan have brug for en arkiveringsløsning, der kan sikre høje oppetider, fordi deres primære systemer ikke skal belastes med data, man ikke bruger i det daglige arbejde, men som man af flere grunde har brug for at gemme. Kommunerne er blevet større, og datamængderne stiger desværre eksplosivt.
|
|
|
|
|
|
|
Kommuner og andre offentlige myndigheder er underlagt arkivloven, som skal sikre, at rapporter, breve, notater, mails og andre elektroniske dokumenter bevares for eftertiden under ordentlige forhold.
”Vores primære grunde til at få sat system i arkiveringen har været, at vi ønskede en strømlining internt i kommunen og en løsning, der kunne sikre os mod dataoversvømmelse. Men det er klart, at vi også ønsker at kunne imødekomme lovkravene om arkivering. Og jeg tror, der kommer skærpede krav i fremtiden. Det smarte ved RISS-systemet er, at vi til enhver tid kan bygge ovenpå med nyt software, hvis der kommer nye krav om f.eks. sikkerhedsprocedurer eller andet tilsvarende.”
|
|
|
Fakta om Aalborg Kommune og arkivering |
|
|
|
Udfordring
- Aalborg Kommune ønskede at få en fremtidssikret løsning til arkivering og håndtering af den voksende datamængde
|
|
- Alle vigtige it-funktioner er spejlet mellem to datacentre på hver side af Limfjorden
- Spejlet system til arkivering af filer, e-mails m.m. – HP RISS (Reference Information Storage System) fra HP
- Spejlet SAN-løsning baseret på HP EVA-udstyr (erstatter nuværende HP SAN- og EVA-udstyr)
- Spejlet og virtualiseret HP Blade-serverløsning – vigtige systemer fungerer fra begge datacentre
- Løsningen implementeres, serviceres og supporteres af HP og TopNordic
|
|
- En strømlinet arkivering af data
- Et fremtidssikret system, der kan imødekomme nye lovkrav om arkivering af elektronisk data
|
|
- Kommuner og offentlige myndigheder er underlagt arkivloven fra 2002
- Flere og flere myndigheder skifter papirarkiver ud med elektronisk lagerplads
- Statens Arkiver har sammen med KL udarbejdet retningslinjer for, hvilke dokument- og arkivtyper der som hovedregel er omfattet af arkivloven
- Lovkravene skal sikre, at arkivernes indhold opbevares korrekt
- Der skal være systematik i de bevaringsværdige arkivalier
- Arkivalier, der er lagret på elektroniske medier, skal bevares således, at de kan afleveres til Statens Arkiver
|
|
|
|
|
|
|
|
Kontakt hos HP |
|
|
|
Tlf : 4812 1346
|
|
|
|
|
Printversie
