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 "Cuando se integre el Sistema de automatización de formularios de HP en nuestros nuevos procesos, el resultado global será una mejora de la calidad, una reducción de los costes y una mayor eficiencia."
-- Dr. Antoine Geissbuhler, responsable de tecnologías de la información y encargado de las aplicaciones informáticas médicas, Hopitaux Universitaires de Geneve |
Hopitaux Universitaires de Geneve (Hospitales Universitarios de Ginebra) constituye el mayor grupo hospitalario de Suiza y uno de los más grandes de Europa. Sus instalaciones se extienden a lo largo de cinco campus en Ginebra, y es el hospital universitario docente más importante del país. Con 10.000 empleados y 2.000 camas, Hopitaux Universitaires de Geneve (HUG) ofrece una gama completa de cuidados primarios y terciarios, que abarcan todo tipo de especialidades, para 40.000 pacientes internos y 400.000 pacientes externos al año. Además, ofrece servicios sociales de todo tipo.
Al igual que los demás hospitales, HUG se enfrenta a la ardua tarea de crear y mantener exhaustivos historiales médicos. Esto significa que se deben capturar enormes cantidades de datos y, como muy bien sabe todo aquel que haya visitado algún hospital, esto implica rellenar formularios. En una organización del tamaño de HUG, los médicos, el personal sanitario y los pacientes deben rellenar cada año cientos de miles de formularios. Además del tiempo que esto conlleva, a veces los formularios deben rellenarse en circunstancias difíciles, lo que hace que HUG sea el terreno de pruebas ideal para el nuevo Sistema de automatización de formularios de HP: el lápiz y papel digital.
Una evolución natural
El Sistema de automatización de formularios pretende ser la evolución natural del lápiz y el papel tradicionales trasladados al mundo digital, y se ha diseñado para aumentar la productividad de cualquier organización que utilice formularios con el fin de obtener información. Este sistema permite utilizar los formularios en papel tradicionales ya existentes, pero procesa los datos en cuestión de horas y no de semanas.
El uso del Sistema de automatización de formularios consta únicamente de tres sencillos pasos. En primer lugar, se imprimen formularios prediseñados en papel estándar de oficina mediante una de las impresoras HP LaserJet admitida por el sistema. Estos formularios pueden personalizarse, y se añade un sutil patrón de puntos para identificar de forma inequívoca cada documento y sus campos de contenido. A continuación, se utiliza el lápiz digital HP Digital Pen 200 para rellenar los formularios tal como se haría con un lápiz normal. Este lápiz contiene tinta y, además, una pequeña cámara incorporada que registra los trazos que realiza el usuario con el lápiz y los guarda en la memoria del lápiz.
En último lugar, se coloca el lápiz en una pequeña base de escritorio y se transmite su contenido al PC host a través de USB. Estos datos se envían a la aplicación de red, y se recrea digitalmente el formulario en formato PDF, sin necesidad de escanearlo. Los datos digitales también pueden exportarse a aplicaciones de base de datos empresariales.
Potencial en sanidad
Debido a la proliferación de los formularios en el sector de la sanidad, éste es uno de los numerosos mercados verticales que pueden beneficiarse de este sistema. HUG ha mantenido una estrecha relación con HP desde principios de los 80, y su idoneidad como instalación piloto fue reconocida rápidamente por el Dr. Christian Lovis, vicedirector de aplicaciones informáticas médicas y jefe del grupo de historiales de pacientes informatizados de HUG.
"Cuando me mostraron el lápiz y papel digital, enseguida me di cuenta de que tenía muchas posibilidades de funcionar en el hospital", comentó. "Hemos llevado a cabo dos pruebas. La primera ha sido una prueba de fuego de una semana en nuestra sala de urgencias para ver cómo se podía integrar y aceptar el sistema en un escenario real muy complicado, y la segunda ha sido en nuestra unidad de maternidad, con el fin de obtener una evaluación más a largo plazo de la calidad de la adquisición de datos."
En la primera prueba se utilizaron los formularios de priorización que registran las valoraciones iniciales de la gravedad de los casos que llegan a la sala de urgencias, que en el caso de HUG significa entre 150 y 200 pacientes al día. Estos formularios son especialmente difíciles de introducir en el ordenador, ya que el personal de priorización altamente cualificado no dispone del tiempo necesario para rellenarlos debido a la gran presión existente en su entorno. La prueba era aún más complicada porque, con 40 empleados trabajando en distintos turnos, no era posible enseñarles a todos cómo utilizar el lápiz digital.
Resultados excelentes
"Hicimos todo lo posible para aumentar la probabilidad de fallo del sistema, pero no falló", añadió Lovis. "Dedicamos muchos recursos al proyecto, con un equipo de personas que incluía a psicólogos y tecnólogos que evaluaron la aceptación, la facilidad de uso y el impacto en el trabajo. Conseguimos capturar en el sistema el 85 por ciento de los formularios, lo cual es un resultado excelente. Aplicar el sistema en una situación complicada como es la sala de urgencias sin haber formado al personal y sin ningún incentivo para el uso, y conseguir una semana más tarde un resultado como éste, es realmente muy bueno."
En la segunda prueba se utilizaron formularios que evalúan la calidad del cuidado postnatal y la mejora del alivio del dolor en la unidad de maternidad. Además de utilizar HP FAS, se escanearon los formularios de la forma tradicional y dos personas externas se encargaron de capturar los datos, lo cual proporcionaba cuatro fuentes controladas para la comparación. Todavía no se ha terminado de realizar la evaluación completa de la calidad de los datos, pero las pruebas han producido un alto nivel de aceptación y grandes expectativas de futuro.
Un futuro brillante
"HP FAS será de gran interés en muchos sectores sanitarios", dijo Lovis. "Los pacientes conservan los originales de muchos formularios, por lo que el hospital debe escanearlos. Esto, que no resulta muy eficiente, va a pasar a ser historia gracias al uso de este sistema. También hay muchas zonas del hospital donde no va bien tener ordenadores, como la sala de urgencias o las salas de operaciones, y el lápiz digital solucionará este problema. Facilitará a nuestro personal médico el trabajo de proporcionar datos cruciales al centro de facturación y también nos evitará gastar mucho dinero en ordenadores portátiles para los auxiliares de clínica. Bastará con que les proporcionemos lápices y formularios digitales."
El Dr. Antoine Geissbuhler, responsable de tecnologías de la información y encargado de las aplicaciones informáticas médicas de HUG, también habla de manera muy positiva.
"El lápiz y papel digital de HP tiene potencial para mejorar realmente la aceptación de los procesos informáticos de nuestro hospital", comentó. "El hecho de que los usuarios no tengan que seguir un aprendizaje extenso del uso de esta 'tecnología natural' resulta muy ventajoso para nosotros, y cuando la hayamos integrado en nuestras herramientas existentes va a sernos de gran ayuda.
Uno de los retos clave es la aceptación de sistemas que a veces tienen interfaces de usuario complejas, pero este tipo de sistema nos ayuda a dar la idea de que se trata de un proceso intuitivo y natural. Y esto hace que nuestros usuarios lo acepten más fácilmente. El hecho de que nuestro personal sanitario se encuentre más a gusto con los sistemas que utiliza, añadido a la posibilidad de capturar esta información estando junto al paciente, contribuirá a eliminar las barreras que se crean cuando se intenta colocar un ordenador entre el paciente y el personal sanitario. Mejorará la calidad de la interacción con el paciente.
"Cuando se integre el Sistema de automatización de formularios de HP en nuestros nuevos procesos, el resultado global será una mejora de la calidad, una reducción de los costes y una mayor eficiencia.
Estas pruebas han obtenido un gran éxito y han sido muy beneficiosas para ambas partes: HP ha podido aprender más sobre entornos reales como el nuestro, y nosotros tenemos mucho que aprender sobre nuevas maneras de crear nuestros sistemas de información."
Reto- Al igual que los demás hospitales, el Hospital Universitario de Ginebra necesita capturar gran cantidad de datos para sus historiales.
- Esto significa que los pacientes y el personal deben rellenar miles de formularios que posteriormente deberán introducirse de forma manual.
- Se necesita una solución más rápida, eficiente y rentable que sea capaz también de alejar los ordenadores de las áreas especialmente delicadas del hospital.
Solución- El hospital decidió ofrecerse como instalación piloto para el Sistema de automatización de formularios de HP con el lápiz y papel digital.
- Formularios impresos especialmente se rellenan con el lápiz digital HP.
- Los datos recogidos por el lápiz se recrean rápidamente en forma de archivo PDF.
Resultados- Los datos pueden procesarse mucho más rápido, la eficiencia aumenta y los costes se reducen.
- Tanto el personal como los pacientes aceptan esta "tecnología natural" muy rápidamente.
- El equipo médico dispone de más tiempo para dedicar a los pacientes.
Información resumida sobre el cliente
Sector: Sanidad
Nombre: Hopitaux Universitaires de Geneve
Sede: Ginebra, Suiza
Año de fundación: 1995
Teléfono: +41 (0) 22 372 33 11
Número de empleados: 10.000
URL: www.hug-ge.ch
¿Por qué HP?- El Hospital Universitario de Ginebra ya llevaba manteniendo una relación positiva con HP desde hacía 20 años.
- Fue agradable participar en las pruebas del Sistema de automatización de formularios de HP.
- Prevé que este sistema puede significar grandes ventajas en el futuro para el sector sanitario.
Características destacadas de tecnología: Hardware- HP Digital Pen 200
- HP Color LaserJet 4600
Software- HP Workflow Connect 200
- HP Transaction Pack 200
Para obtener más información sobre los beneficios que puede reportarle HP, póngase en contacto con su distribuidor o representante local de HP, o visite www.hp.com.
2003 Hewlett-Packard Development Company, L.P. La información contenida en este documento está sujeta a cambios sin notificación previa. Las únicas garantías para productos y servicios de HP son las estipuladas en las declaraciones expresas de garantía que acompañan a dichos productos y servicios. La información contenida en este documento no debe interpretarse como una garantía adicional. HP no se hace responsable de las omisiones ni de los errores técnicos o de edición que pueda contener este documento.
Número de publicación: 5982-2720
Redacción: noviembre de 2003
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