Funcionalidad

La búsqueda de la transparencia, la eficiencia y la posibilidad de disminuir costos operativos y adquirir los bienes y servicios en menor tiempo y a un menor precio es uno de los motores que mueven hoy el proceso de adquisición tanto en las empresas como en las entidades gubernamentales. Las herramientas de tecnología como el abastecimiento a través de Internet o comúnmente denominadas de e-Procurement, las relacionadas con la reposición automática de inventarios, los mercados electrónicos ya sean públicos o privados y la operación de subastas electrónicas, están revolucionando de una forma sustancial el mundo del abasto y las compras. La posibilidad de contar con proveedores más confiables, económicos y dinámicos así como, al mismo tiempo, simplificar la operación, incrementar la seguridad y la confiabilidad, y realizar un proceso totalmente transparente contribuirá a que la modificación de las regulaciones y la legislación, sea expedita.

Un elemento que debe ser tomado en cuenta es que las empresas, proveedoras muchas de ellas de los gobiernos, se están moviendo rápidamente al mundo del abastecimiento electrónico, entonces incorporar estas tecnologías al e-Gobierno hace cada día más sentido.

Los cambios organizacionales y culturales que deben ser planeados al adoptar una nueva forma de comprar incluyen:

• La generación y/o adopción de catálogos
• El mantenimiento dinámico de los mismos
• Implantación y mantenimiento de reglas electrónicas
• Incrementar el uso de proveedores estratégicos
• La eliminación de ordenes, sistemas de control e información basados en el uso del teléfono o el fax
• Asegurar el proceso de autorizaciones (riguroso)
• Simplificar el proceso de recibo
• Visibilidad en los bienes y servicios adquiridos
• Realineamiento de roles y responsabilidades
• Cambiar el role de comprador por el de administrador estratégico de abastecimiento

Es importante considerar que el proceso de licitación, deberá hacerse mediante Compranet, en tanto no se establezca una nueva legislación al respecto, por lo tanto el GRP deberá soportar la conectividad con Compranet.

La adquisición de bienes y/o servicios se cubre fundamentalmente a través de cuatro escenarios diferentes, compras menores por catálogo, asignación directa, licitaciones de invitación restringida y licitaciones abiertas, entonces la solución deberá soportar cualquiera de ellas en forma indistinta. Mediante un proceso de autorización a través de un workflow o flujo de trabajo, mercados electrónicos y portales, el sistema GRP, la reposición automática de ciertos productos o bienes en inventario y la generación de licitaciones todo ello mediante la Internet como escenario de operación.

El GRP como tal deberá administrar el proceso de compra, esto es desde el manejo de la requisición, la autorización correspondiente (según sea el caso, se requerirá de mayor funcionalidad o de otra herramienta), la colocación de la orden de compra, la recepción del bien o servicio, su almacenamiento, la entrega al solicitante, y si es el caso, la administración del activo en cuanto a su ubicación y responsable de su uso o administración.

Dada la magnitud del proyecto e-México dentro del que se encuentra inmerso el proyecto e-Gobierno, la diversidad de soluciones disponibles en el mercado, la variedad de requerimientos de los diferentes gobiernos y organismos gubernamentales para satisfacer las actividades sustantivas, así como la diversidad y complejidad inherente en las operaciones no sustantivas, hace mucho más compleja la selección del GRP adecuado. Que además considere la mejor posibilidad para su interconexión con otras herramientas, que serán necesarias para garantizar las operaciones sustantivas y que asegure un crecimiento tanto en la funcionalidad misma del software como en las acciones y servicios que los gobiernos pudieran incorporar en el futuro como parte de sus operaciones.

Será muy importante contar con el apoyo de una empresa como HP, que si bien tiene una muy basta experiencia en proyectos de implantación de ERP´s no es fabricante de ninguno. De esta forma podemos actuar como expertos sin compromiso con las casas de Software, siendo nuestra opinión totalmente independiente y por consiguiente totalmente objetiva.

Oracle, SAP y PeopleSoft son las tres compañías de software estándar que más han hecho por adaptar un sistema desarrollado para las empresas, para que satisfaga los requerimientos de las operaciones gubernamentales, los tres tienen experiencia en la aplicación de su producto en entidades gubernamentales tanto en México como en el extranjero, HP mantiene alianzas con los tres a escala mundial. La experiencia en proyectos relacionados con la implantación de este tipo de soluciones incluye historias de éxito, con gobiernos, en diversos países, además de muchas otras relacionadas con la actividad empresarial, entre las que se incluyen proyectos para soportar las operaciones propias de HP. Así que HP puede aportar valor con su participación en el proyecto e-gobierno por su amplia experiencia en proyectos de tecnología de información, por su imparcialidad, por su capacidad de integración en proyectos de todos tamaños y complejidades, por la incorporación -parte de la estrategia de HP- de la Administración del Cambio en los proyectos tecnológicos, también las herramientas de HP para la administración de proyectos, basadas en la experiencia mundial en proyectos de implantación de ERP´s son uno más de los valores que HP trae a la mesa.

Otra vertiente lo es la plataforma tecnológica que se requiere para operar, soportar y administrar la solución, siendo esta otra de las fortalezas de HP. LA mayoría de las instalaciones de ERP´s en México "corren" sobre plataforma de HP. El desarrollo tecnológico logrado por HP permite hoy ofrecer a sus clientes la seguridad de contar siempre con su sistema funcionando, lo que será de suma importancia para garantizar el acceso, tanto al ciudadano como a los servidores públicos, a cualquier hora y desde cualquier lugar.